প্রতিদিনের কর্মজীবনে অতি প্রয়োজনীয় একটি বিষয় ইমেইল। প্রতিনিয়ত আমরা বিভিন্ন কাজ সারছি ইমেইল আদান-প্রদানের মাধ্যমে। তাই ব্যস্ত সময়ে আপনার বক্তব্য এমনভাবে তুলে ধরতে হবে যেন অন্যের কাছে ইমেইলটি বিরক্তিকর না হয়ে ওঠে। বিশেষজ্ঞের মতে, কয়েক ধরনের ইমেইল রয়েছে যা অন্যের কাছে রীতিমতো অভদ্র আচরণের মতো মনে হতে পারে। এখানে জেনে নিন এমনই কিছু ইমেইলের ধরন।

১. ইমেইলের মাধ্যমে সবাইকে ‘সিসি’ করা খুব বিরক্তিকর। কাকে সিসি করতে হয় এটা বুঝতে নিজেকে এমন প্রশ্ন করুন, এই মানুষটির সঙ্গে কি সংশ্লিষ্ট বিষয়ে মুখোমুখি আলোচনার প্রয়োজন রয়েছে। যদি মনে করেন তিনি গুরুত্বপূর্ণ, তবে ওই ইমেইলটি তাকে সিসি করতে পারেন।

২. কিছু ইমেইল রয়েছে যার প্রথমটির সঙ্গে এর পাঠানো জবাবের সঙ্গে কোনো মিল খুঁজে পাওয়া যায় না। কেউ কিছু একটা এমন বক্তব্য পাঠালেন যার জবাবে আপনাকে কিছু একটা লিখতে হবে। কিন্তু আপনি লিখলেন ‘পেয়েছি’ বা ‘ওকে’ জাতীয় কিছু শব্দ। এমন ছোট আকারের জবাব সত্যিই অত্যাচারের নামান্তর হতে পারে।

৩. ইমেইলের সাবজেক্ট অংশে ‘আরজেন্ট’ শব্দটি জুড়ে দেওয়ার কোনো মানে হয় না। এতই যদি জরুরি হয়, তবে দয়া করে মোবাইলটি হাতে তুলে নিন এবং একটি কল করুন।

৪. আবার কিছু ইমেইল আছে যাতে ক্রমাগত পরামর্শ দেওয়া হয়। কি করা উচিত ছিল, কি করা হয়নি, এটা কেন করা হলো ইত্যাদি বিষয়ে পরামর্শমূলক ইমেইল পাঠানোটা বিরক্তিকর বিষয়।

৫. ইমেইলের মাধ্যমে আসলে যেকোনো কাজ দ্রুত করতে বা মুহূর্তেই যোগাযোগের ঝক্কি সামলাতে করা হয়। তবে কাজটি যদি রোবটের মতো করেন, তাহলে কারো ভালো লাগার কথা নয়। আপনার প্রয়োজনীয় কোনো তথ্য কারো কাছ থেকে পাওয়ার পর একটি পাল্টা ধন্যবাদ ইমেইল না পাঠানোটা অশোভন। আবার ইমেইলে সুযোগ থাকা সত্ত্বেও কারো পরিস্থিতি না জেনেই তাকে হাতে হাতে জরুরি কোনো রিপোর্ট তৈরির কাজ ধরিয়ে দেওয়াটা উচিত নয়। অর্থাৎ, মানবিক আবেদনটাও ইমেইলে ধরে রাখুন।

৬. আবার যাবতীয় বিষয় একটি ইমেইলে তুলে ধরা হলে তা পড়ার এতো সময় কার বা থাকে। অন্যের সময় এবং অবস্থা আপনার বিবেচনায় রাখতে হবে। ইতিহাস তুলে ধরার স্থান ইমেইল নয়।

সূত্র : ফোর্বস