বহু বছর ধরে মানুষের প্রতিদিনের কর্মব্যস্ততায় মিশে গেছে তার ইমেইল অ্যাকাউন্টটি। এর ব্যবহার করতে করতে নিজস্ব কিছু অভ্যাস-নিয়ম গড়ে উঠেছে। মূলত ইমেইল ব্যবহারের মৌলিক কিছু বিষয় ও ধরন রয়েছে যেগুলোকে এখনো আত্মস্থ করতে পারেননি অনেকে। তাই অনেককেই ইমেইল ব্যবহারে বেশ কিছু ভুল আচরণ করতে দেখা যায়। এখানে জেনে নিন, এমনই ১১টি বিষয়।

১. ইমেইল আসামাত্র তার জবাব পাঠানোর জন্য অস্থির হয়ে পড়েন অনেকে। হয়তো তার জবাবই জানেন না। আর না জেনেই জবাব পাঠানোর কোনো মানে হয় না। ইমেইলে কি এসেছে তার ওপর নির্ভর করবে আপনার কত দ্রুত জবাব পাঠাতে হবে। অযথাই অস্থিরতা দেখাবেন না।

২. সাবজেক্ট পরিবর্তনের সঙ্গে সাবজেক্ট লাইন বদলে ফেলার প্রয়োজন পড়ে না। বর্তমানে ইমেইলের নানা গ্রুপিং সিস্টেম তৈরি হয়েছে। একই ধরনের সাবজেক্ট বা বিষয়ের ইমেইলকে আলাদা করতে সাবজেক্ট লাইন বদলে ফেলার প্রয়োজন নেই।

৩. সাবজেক্ট লাইনে কিছু বিশেষ শব্দ দেওয়া হয় যেন দ্রুত মনে করা যায়। কিন্তু অনেক সময় এসব তথ্য সাবজেক্টেও দেওয়া হয়। তাই সাবজেক্ট পড়াটাও জরুরি। যেমন- কোনো মিটিংয়ের দিন ধার্য হলে তা হয়তো সাবজেক্ট আকারে দেওয়া হয়েছে।

৪. ইমেইলের প্রথম বাক্যের পর আর কি লেখা রয়েছে তা পড়া উচিত। অনেকেই প্রথম বাক্যের মাঝেই পুরো অর্থ খোঁজার চেষ্টা করেন। কিন্তু গোটা ইমেইল মনোযোগ সহকারে পড়া উচিত।

৫. ইমেইলটি কোথা থেকে আসলো শুধুমাত্র তাকেই গুরুত্ব দেওয়া উচিত নয়। ইমেইলের বিষয়টি অবশ্যই গুরুত্বপূর্ণ।

৬. কোনো বিষয় বিস্তারিত তুলে ধরা যায় ইমেইলে। এমন বিষয়গুলোকে অযথা ছোট করে তাতে সারমর্ম দেওয়া যুক্তিপূর্ণ নয়। আবার যে কাজের মুখোমুখি আলোচনার প্রয়োজন, তা ইমেইলের মাধ্যমে সম্পন্ন করা উচিত নয়।

৭. সিগনেচার এর বাইরে অ্যাটাচমেন্ট পাঠানো উচিত নয়। জেপিজি ফরমেটের ছবি বেশ ঝামেলা করতে পারে। তাই ছোট ছোট তথ্য ও হাইপারলিঙ্কগুলো সহজে ব্যবহার করতে পারেন আপনার ইমেইলে। এতে করে অন্যরা সহজেই এসব লিঙ্কে ঢুঁ মারতে পারবেন। আর এক দল মানুষের কাছে পাঠাতে চাইলে অবশ্যই তাতে নিজের সিগনেচার দিয়ে দিন।

৮. ইমেইল শুধুমাত্রা পরিচিতজনদের জন্য নয়। এটি আপনার ব্যবসা-সংক্রান্ত বিষয়সহ অপরিচিতদের সঙ্গে গুরত্বপূর্ণ যোগাযোগের মাধ্যম। কাজেই যাদের বেশি পছন্দ করেন তাদের অ্যাড্রেস রেখে দেওয়াটা উচিত কাজ হবে না।

৯. আগত ইমেইলের জবাব না দেওয়া ব্যবসা জগতের সবচেয়ে বিরক্তিকর বিষয়। ব্যবসায়ীদের জন্য অতিরিক্ত ইমেইল বা স্পার্ম সমস্যা নয়, আসল সমস্যা হলো ইমেইলের জবাব না পাওয়া। তাই ইমেইলের জবাব পাঠাতে ভুল করবেন না।

১০. কারো সঙ্গে আলোচনা বা চ্যাটিং শেষ না হতেই তাকে ‘বি (Bee)’-তে পাঠানো ভুল একটি কাজ। যখন একজনের সঙ্গে কোনো বিষয়ে আলোচনা শেষ হবে, তখন তাকে ড্রপ আউট করতে ‘বি (Bee)’-তে পাঠিয়ে দিন। ধন্যবাদ জানিয়ে ‘Now Bee’ লিখলেই চলবে। এরপর অন্য কারো সঙ্গে চ্যাটিং চালিয়ে যান।

১১. আবার নিজে যখন ‘Bee’-তে থাকবেন তখন কোনো সাড়া না দেওয়া উচিত। এমন চ্যাটিং হতে পারে যে অন্যদের সঙ্গে তা করতে চাইছেন না, সে ক্ষেত্রে নিজের নাক গলানো অন্যের বিরক্তির কারণ হয়ে দাঁড়াবে।